Кіраванне закупкамі: аптымізуем бізнес-працэсы

1. Тыповыя праблемы закупак
2. Сістэмы для аптымізацыі закупак
3. 1. Выбар і "прапіска" пастаўшчыка
4. 2. Правядзенне закупак па графіку
5. 3. Заключэнне, ўзгадненне, падпісанне дамовы
6. Перавагі сістэмы кіравання закупкамі
7. Рашэнне для кіравання закупкамі ад Comindware

На закупкі прыходзіцца да 70% усіх выдаткаў прадпрыемства, таму аптымізацыя кіравання закупкамі крытычна важная.

Паколькі закупкі заўсёды мяркуюць ўзаемаадносіны кампаніі з контрагентамі, то аптымізацыя гэтай галіне дапамагае палепшыць узаемадзеянне і атрымаць добрую дзелавую рэпутацыю, скараціўшы пры гэтым і час праходжання бізнес-працэсу закупкі.

Тыповыя праблемы закупак

Праблемы, з якімі сутыкаецца амаль кожная кампанія, калі праводзіць закупкі:

• Зацягванне працэсу. Гэта адбываецца па прычыне шматразовай дасылкі дакументаў ад аднаго спецыяліста да іншага, працяглага ўзгаднення.
• Залішняя колькасць дакументаў, якія патрабуюць падпісання ў рамках бізнес-працэсу.
• Цяжкасці адсочвання на якім этапе знаходзіцца бізнес-працэс у дадзены момант.

Залішне забюракратызаваны, ня аптымізаваны працэс закупак не толькі зніжае хуткасць ўсіх звязаных з закупкамі бізнес-працэсаў, але і робіць іх непразрыстымі. Кампанія не можа зразумець, наколькі ёй выгадна супрацоўніцтва з тым ці іншым пастаўшчыком - а між тым, што вельмі трэба рабіць, калі кампанія імкнецца скараціць выдаткі.

Сістэмы для аптымізацыі закупак

Сістэмы кіравання закупкамі прызначаныя менавіта для таго, каб разабрацца з пералічанымі вышэй цяжкасцямі. Каб рашэнне праблемы было паўнавартасным і ўсёахопнасць, спатрэбіцца аптымізаваць усе этапы закупак.

1. Выбар і "прапіска" пастаўшчыка

Планаванне з'яўляецца самым важным этапам, таму што менавіта на ім прымаецца рашэнне, у каго закупляць і па якой цане.
Сістэма кіравання закупкамі заносіць ўсіх пастаўшчыкоў, з якімі працуе прадпрыемства, ва ўніфікаваную базу, у якой таксама фіксуюцца цэны і іншыя важныя дадзеныя. Самае галоўнае перавага ў тым, што ў базе адлюстраваны тыповыя «маршруты», па якіх праходзяць перамовы аб закупках з канкрэтнай кампаніяй, гэта значыць уся ланцужок асоб, якія прымаюць рашэнні на кожным этапе, з іх кантактнымі дадзенымі.
Веданне ўсяго гэтага дапамагае хутка прайсці па ланцужку і скараціць час ад першага звароту да атрымання выніку.

2. Правядзенне закупак па графіку

Сістэма нагадае пра тое, што прыйшоў час зрабіць чарговыя закупкі, і нагадае загадзя, каб быў час ўзгадніць і падпісаць дакументы, а набытыя тавары паспелі прыбыць на склад.
Паколькі большасць сістэм дадзенага тыпу інтэгруецца з іншымі праграмамі, то вы будзеце атрымліваць апавяшчэнні не толькі аб закупках, якія праводзяцца рэгулярна па заканчэнні пэўнага тэрміну, але і пра тых, якія праводзяцца кожны раз, калі патрэбныя рэсурсы падыходзяць да канца.
Гэта дапамагае выключыць зрыў або затрымку паставак, якія могуць прывесці да прастою прадпрыемства або іншым непрыемных наступстваў.

3. Заключэнне, ўзгадненне, падпісанне дамовы

Кіраўнік заўсёды можа ўбачыць, на якім этапе знаходзіцца працэс, на кім з супрацоўнікаў ён «затрымаўся», калі падобнае здарылася.
Сістэмы аўтаматызацыі закупак падтрымліваюць усе магчымасці, якія патрабуюцца для паўнавартаснага дакументазвароту на сучасным узроўні. Сюды ставяцца сістэмы абароны дакументаў, такія як электронная подпіс. Усе дакументы - падпісаныя або знаходзяцца ў працэсе афармлення - заносяцца ў базу і ў любы момант могуць быць прагледжаныя. Дзякуючы гэтаму з'яўляецца магчымасць кантраляваць працэс закупак ад пачатку і да канца.

Перавагі сістэмы кіравання закупкамі

Кампанія, якая ўкараніла такую ​​сістэму атрымлівае мноства пераваг:

• Эфектыўнае кіраванне часам супрацоўнікаў. Кожны з іх бачыць першарадныя задачы па закупках, якія павінен выканаць, і заўсёды ведае, якія з іх ён павінен апрацаваць у першую чаргу.
• Празрыстасць маршрутызацыі заказаў. Дзякуючы адзінай базе заўсёды ёсць інфармацыя, да каго з прадстаўнікоў контрагентаў трэба звярнуцца на кожным этапе. У выніку сістэма выбудоўвае адзіны ланцужок, дзе ўдзельнічаюць і прадстаўнікі контрагента, і супрацоўнікі вашага прадпрыемства. Яна стварае паслядоўнасць дзеянняў і разлічвае, якія супрацоўнікі павінны ўзаемадзейнічаць адзін з адным на кожным этапе.
• Паміж аддзеламі вашай кампаніі наладжваюцца аптымальныя камунікацыі, па якіх хутка перадаецца інфармацыя аб задачах і цяжкасцях.
• Рахункі і іншыя дакументы апрацоўваюцца аўтаматычна. Інфармацыя з іх таксама заносіцца ў адзіную базу. Калі неабходна падпісаць дакумент, ён адразу адпраўляецца патрэбнага супрацоўніку альбо кіраўніку.
• Калі патрабуецца скарэктаваць або адмяніць закупку, для гэтага таксама прадугледжаны спецыяльныя інструменты.

Рашэнне для кіравання закупкамі ад Comindware

Рашэнне на базе Comindware Business Application Platform - гэта больш, чым стандартная сістэма кіравання закупкамі і пазбаўлена шматлікіх недахопаў такіх сістэм:

• Не з'яўляецца «скрынкавым», а лёгка падладжваецца пад бізнэс.
• Кіраўніцтва і супрацоўнікі могуць самі ўносіць змены ў працу праграмы, для гэтага не патрабуецца звяртацца да распрацоўшчыкаў або наймаць ў штат IT-спецыялістаў.
• Простая інтэграцыя з іншымі праграмнымі рашэннямі.
• Адзінкай, з якой працуе праграма, з'яўляецца бізнес-працэс. Усё выбудоўваецца вакол працэсу, што дазваляе прайсці ўсе этапы: ад заяўкі да падпісання дамовы і адгрузкі тавару.
• Магчымасць працы з дакументамі як на ўзроўні працэсаў, так і на ўзроўні дадзеных.
• Няма лішніх функцый - няма лішніх выдаткаў.

Вы можаце ўкараніць у кампаніі рашэнне для кіравання закупкамі на базе Comindware Business Application Platform, а па меры развіцця вашай кампаніі выкарыстоўваць тую ж сістэму для аўтаматызацыі як бізнес-працэсаў іншых аддзелаў, так і скразных бізнес-працэсаў, што ў разы скарачае кошт і тэрміны ўкаранення неабходных бізнэсу рашэнняў на канкрэтным этапе развіцця.

Паспрабуйце Comindware Business Application Platform, замовіўшы дэманстрацыю магчымасцяў прадукту бясплатна.
замовіць дэма

Алена Гайдукова, маркетолаг-аналітык, брэнд-менеджэр рашэнняў на базе Comindware Business Application Platform , Спецыяліст па партнёрскіх адносінаў.