Zarządzanie zaopatrzeniem: optymalizujemy procesy biznesowe

  1. Typowe problemy związane z zamówieniami
  2. Systemy optymalizacji zaopatrzenia
  3. 1. Wybór i „rejestracja” dostawcy
  4. 2. Zaplanowane zakupy
  5. 3. Zawarcie, zatwierdzenie, podpisanie umowy
  6. Zalety systemu zarządzania zaopatrzeniem
  7. Comindware Procurement Management Solution

Zaopatrzenie stanowi do 70% wszystkich wydatków przedsiębiorstwa, dlatego optymalizacja zarządzania zamówieniami jest kluczowa.
Zaopatrzenie stanowi do 70% wszystkich wydatków przedsiębiorstwa, dlatego optymalizacja zarządzania zamówieniami jest kluczowa

Ponieważ zamówienia zawsze wiążą się z relacjami firmy z kontrahentami, optymalizacja tego obszaru pomaga usprawnić współpracę i uzyskać dobrą reputację biznesową, przy jednoczesnym skróceniu czasu potrzebnego na przejście procesu biznesowego.

Typowe problemy związane z zamówieniami

Problemy, z którymi borykają się prawie każda firma, dokonując zakupów:

  • Opóźnianie procesu. Wynika to z wielokrotnego wysyłania dokumentów od jednego specjalisty do drugiego, długoterminowej koordynacji.
  • Nadmierna liczba dokumentów wymagających podpisania w ramach procesu biznesowego.
  • Trudności w śledzeniu, na jakim etapie znajduje się obecnie proces biznesowy.

Zbyt biurokratyczny, nie usprawniony proces udzielania zamówień nie tylko zmniejsza szybkość wszystkich procesów biznesowych związanych z działalnością gospodarczą, ale także czyni je nieprzejrzystymi. Firma nie może zrozumieć, jak opłacalna jest współpraca z jednym lub innym dostawcą - a jednak jest to absolutnie konieczne, jeśli firma stara się obniżyć koszty.
Zbyt biurokratyczny, nie usprawniony proces udzielania zamówień nie tylko zmniejsza szybkość wszystkich procesów biznesowych związanych z działalnością gospodarczą, ale także czyni je nieprzejrzystymi

Systemy optymalizacji zaopatrzenia

Systemy zarządzania zamówieniami są zaprojektowane tak, aby radzić sobie z wyżej wymienionymi trudnościami. Aby rozwiązać problem był kompletny i kompleksowy, musisz zoptymalizować wszystkie etapy zamówień.

1. Wybór i „rejestracja” dostawcy

Planowanie jest najważniejszym krokiem, ponieważ to od niego zależy, od kogo kupić i za jaką cenę.
System zarządzania zamówieniami stawia wszystkich dostawców, z którymi firma współpracuje, w jednolitej bazie danych, w której rejestrowane są również ceny i inne ważne dane. Najważniejszą zaletą jest to, że baza danych odzwierciedla typowe „trasy” negocjowane w sprawie zamówień z konkretną firmą, czyli całym łańcuchem decydentów na każdym etapie, z ich danymi kontaktowymi.
Znajomość tego wszystkiego pomaga szybko przejść przez łańcuch i skrócić czas od pierwszego wywołania do wyniku.

2. Zaplanowane zakupy

System przypomni Ci, że nadszedł czas na następny zakup i przypomni z wyprzedzeniem, że jest czas na uzgodnienie i podpisanie dokumentów, a zakupione towary dotarły do ​​magazynu.
Ponieważ większość systemów tego typu jest zintegrowana z innymi programami, otrzymasz powiadomienia nie tylko o zakupach, które odbywają się regularnie po określonym okresie, ale także o tych, które są przechowywane za każdym razem, gdy kończą się niezbędne zasoby.
Pomaga to zapobiec zakłóceniom lub opóźnieniom w dostawie, co może prowadzić do przestojów instalacji lub innych nieprzyjemnych konsekwencji.

3. Zawarcie, zatwierdzenie, podpisanie umowy

Kierownik zawsze może zobaczyć, na jakim etapie jest proces, na którym z pracowników „utknął”, jeśli tak się stało.
Systemy automatyzacji zaopatrzenia obsługują wszystkie funkcje, które są wymagane do wysokiej jakości przepływu pracy na nowoczesnym poziomie. Obejmuje to systemy zabezpieczeń dokumentów, takie jak podpisy elektroniczne. Wszystkie dokumenty - podpisane lub będące w trakcie rejestracji - są wprowadzane do bazy danych i mogą być przeglądane w dowolnym momencie. Umożliwia to kontrolowanie procesu zamówień od początku do końca.

Zalety systemu zarządzania zaopatrzeniem

Firma, która wdraża taki system, ma wiele zalet:

  • Efektywne zarządzanie czasem pracowników. Każdy z nich widzi podstawowe zadania związane z zamówieniem, które musi wykonać, i zawsze wie, które z nich musi obsługiwać w pierwszej kolejności.
  • Przejrzyste kierowanie zamówień. Dzięki jednej bazie danych zawsze dostępne są informacje, z którymi przedstawicielami kontrahentów należy się kontaktować na każdym etapie. W rezultacie system buduje jeden łańcuch, w którym uczestniczą zarówno przedstawiciele kontrahenta, jak i pracownicy Twojej firmy. Tworzy sekwencję działań i oblicza, którzy pracownicy powinni ze sobą współpracować na każdym etapie.
  • Pomiędzy działami Twojej firmy ustalana jest optymalna komunikacja, dzięki której informacje o zadaniach i trudnościach są szybko przesyłane.
  • Faktury i inne dokumenty są przetwarzane automatycznie. Informacje z nich są również wprowadzane do jednej bazy danych. Jeśli musisz podpisać dokument, jest on natychmiast wysyłany do właściwego pracownika lub menedżera.
  • Jeśli konieczne jest poprawienie lub anulowanie zakupu, dostępne są również specjalne narzędzia.

Comindware Procurement Management Solution

Oparte na rozwiązaniach Comindware Business Application Platform - to coś więcej niż standardowy system zarządzania zamówieniami i jest pozbawiony wielu wad takich systemów:

  • Nie jest „zapakowany”, ale łatwo dostosowuje się do biznesu.
  • Kierownictwo i pracownicy mogą sami wprowadzać zmiany w programie, dlatego nie trzeba kontaktować się z programistami ani zatrudniać specjalistów IT w personelu.
  • Łatwa integracja z innymi rozwiązaniami programowymi.
  • Jednostką, z którą program współpracuje, jest proces biznesowy. Wszystko opiera się na procesie, który pozwala przejść przez wszystkie etapy: od złożenia wniosku do podpisania umowy i wysyłki towarów.
  • Możliwość pracy z dokumentami zarówno na poziomie procesu, jak i na poziomie danych.
  • Brak dodatkowych funkcji - bez dodatkowych kosztów.

Możesz wdrożyć w swojej firmie rozwiązanie do zarządzania zamówieniami oparte na platformie Comindware Business Application Platform, a wraz z rozwojem firmy korzystaj z tego samego systemu do automatyzacji zarówno procesów biznesowych innych działów, jak i kompleksowych procesów biznesowych, co znacznie zmniejsza koszty i czas wdrożenia decyzje niezbędne dla biznesu na określonym etapie rozwoju.

Wypróbuj Comindware Business Application Platform, zamawiając bezpłatną prezentację produktu.
Zamów demo

Elena Gaidukova, analityk marketingowy, menedżer rozwiązań opartych na marce Comindware Business Application Platform , specjalista w zakresie partnerstw.