Управління закупівлями: оптимізуємо бізнес-процеси

1. Типові проблеми закупівель
2. Системи для оптимізації закупівель
3. 1. Вибір і "прописка" постачальника
4. 2. Проведення закупівель за графіком
5. 3. Висновок, узгодження, підписання договору
6. Переваги системи управління закупівлями
7. Рішення для управління закупівлями від Comindware

На закупівлі доводиться до 70% всіх витрат підприємства, тому оптимізація управління закупівлями критично важлива.

Оскільки закупівлі завжди припускають взаємини компанії з контрагентами, то оптимізація цій галузі допомагає поліпшити взаємодію і отримати добру ділову репутацію, скоротивши при цьому і час проходження бізнес-процесу закупівлі.

Типові проблеми закупівель

Проблеми, з якими стикається майже кожна компанія, коли проводить закупівлі:

• Затягування процесу. Це відбувається через багаторазової відсилання документів від одного фахівця до іншого, тривалого узгодження.
• Надмірна кількість документів, що вимагають підписання в рамках бізнес-процесу.
• Труднощі відстеження на якому етапі знаходиться бізнес-процес в даний момент.

Зайве забюрократизований, що не оптимізований процес закупівель не тільки знижує швидкість всіх пов'язаних із закупівлями бізнес-процесів, а й робить їх непрозорими. Компанія не може зрозуміти, наскільки їй вигідна співпраця з тих чи інших постачальником - а між тим, це абсолютно необхідно робити, якщо компанія прагне скоротити витрати.

Системи для оптимізації закупівель

Системи управління закупівлями призначені саме для того, щоб розібратися з перерахованими вище труднощами. Щоб рішення проблеми було повноцінним і всеосяжним, потрібно оптимізувати всі етапи закупівель.

1. Вибір і "прописка" постачальника

Планування є найважливішим етапом, тому що саме на ньому приймається рішення, у кого купувати і за якою ціною.
Система управління закупівлями заносить всіх постачальників, з якими працює підприємство, в уніфіковану базу, в якій також фіксуються ціни і інші важливі дані. Найголовніша перевага в тому, що в базі відображені типові «маршрути», за якими проходять переговори про закупівлі з конкретною компанією, тобто весь ланцюжок осіб, які приймають рішення на кожному етапі, з їхніми контактними даними.
Знання всього цього допомагає швидко пройти по ланцюжку і скоротити час від першого звернення до отримання результату.

2. Проведення закупівель за графіком

Система нагадає про те, що прийшов час зробити чергові закупівлі, і нагадає заздалегідь, щоб був час узгодити і підписати документи, а куплені товари встигли прибути на склад.
Оскільки більшість систем даного типу інтегрується з іншими програмами, то ви будете отримувати повідомлення не тільки про закупівлі, які проводяться регулярно після закінчення конкретного терміну, але і про тих, які проводяться кожного разу, коли потрібні ресурси добігають кінця.
Це допомагає виключити зрив або затримку поставок, які можуть привести до простою підприємства або інших неприємних наслідків.

3. Висновок, узгодження, підписання договору

Керівник завжди може побачити, на якому етапі перебуває процес, на кого зі співробітників він «застряг», якщо подібне сталося.
Системи автоматизації закупівель підтримують всі можливості, які потрібні для повноцінного документообігу на сучасному рівні. Сюди відносяться системи захисту документів, такі як електронний підпис. Всі документи - підписані або перебувають у процесі оформлення - заносяться в базу і в будь-який момент можуть бути переглянуті. Завдяки цьому з'являється можливість контролювати процес закупівель від початку і до кінця.

Переваги системи управління закупівлями

Компанія, яка впровадила таку систему отримує безліч переваг:

• Ефективне управління часом співробітників. Кожен з них бачить першорядні завдання по закупкам, які повинен виконати, і завжди знає, які з них він повинен обробити в першу чергу.
• Прозорість маршрутизації замовлень. Завдяки єдиній базі завжди є інформація, до кого з представників контрагентів потрібно звернутися на кожному етапі. В результаті система вибудовує єдиний ланцюжок, де беруть участь і представники контрагента, і співробітники вашого підприємства. Вона створює послідовність дій і розраховує, які співробітники повинні взаємодіяти один з одним на кожному етапі.
• Між відділами вашої компанії налагоджуються оптимальні комунікації, за якими швидко передається інформація про завдання і труднощі.
• Рахунки та інші документи обробляються автоматично. Інформація з них також заноситься в єдину базу. Якщо необхідно підписати документ, він відразу відправляється потрібного співробітнику або керівнику.
• Якщо потрібно скорегувати або скасувати закупівлю, для цього теж передбачені спеціальні інструменти.

Рішення для управління закупівлями від Comindware

Рішення на базі Comindware Business Application Platform - це більше, ніж стандартна система управління закупівлями і позбавлене багатьох недоліків таких систем:

• Чи не є «коробочним», а легко підлаштовується під бізнес.
• Керівництво і співробітники можуть самі вносити зміни в роботу програми, для цього не потрібно звертатися до розробників або наймати в штат IT-фахівців.
• Проста інтеграція з іншими програмними рішеннями.
• Одиницею, з якою працює програма, є бізнес-процес. Все вибудовується навколо процесу, що дозволяє пройти всі етапи: від заявки до підписання договору і відвантаження товару.
• Можливість роботи з документами як на рівні процесів, так і на рівні даних.
• Немає зайвих функцій - немає зайвих витрат.

Ви можете впровадити в компанії рішення для управління закупівлями на базі Comindware Business Application Platform, а в міру розвитку вашої компанії використовувати ту ж систему для автоматизації бізнес-процесів інших відділів, так і наскрізних бізнес-процесів, що в рази скорочує вартість і терміни впровадження необхідних бізнесу рішень на конкретному етапі розвитку.

Спробуйте Comindware Business Application Platform, замовивши демонстрацію можливостей продукту безкоштовно.
Замовити демо

Олена Гайдукова, маркетолог-аналітик, бренд-менеджер рішень на базі Comindware Business Application Platform , Фахівець з партнерським відносинам.