Впровадження 1С, готовність замовника до проекту впровадження систем 1С комплексне впровадження 1С ціна в Єкатеринбурзі - 1С Підприємство 1С автоматизація бізнес-процесів на базі 1С від Центру корпоративної технологічної підтримки по УРФО

1. Час змін ... настав?
2. Якщо час настав - пора «розкрити карти»
3. Приклад інформаційно-управлінської системи на базі 1C ERP, компанія Utair
4. Якщо кількість проблем вимагає запуску декількох проектів впровадження 1С
5. Як вибрати компанію для впровадження систем 1С, автоматизації бізнес-процесів?
6. Ризики при запуску проекту по впровадженню систем 1С і автоматизації процесів
7. Що заважає ефективній оптимізації бізнес-процесів на підприємстві?

Рано чи пізно, навіть в тих компаніях, де автоматизовані начебто все процеси, настає той самий момент. Той самий момент, коли керівник компанії або керівник одного з підрозділів компанії розуміє, що потрібно щось змінювати в поточних процесах, що наявних технічних і програмних ресурсів недостатньо і багато часу і сил йде на те, що за логікою має працювати без додаткового втручання ззовні (автоматизація процесів обліку, наприклад). І тоді виникає потреба у впровадженні нового продукту 1С або модернізації вже існуючого.

Час змін ... настав?

З чого ж починати проект по впровадженню нового продукту 1С? До чого бути готовим? Як вибрати компанію, яка дійсно вирішить все задумане і втілить його в життя з тієї ж завзятістю і патріотизмом до компанії, як це робить її керівник або керівник одного з її підрозділів, щиро «хворіє» за праве діло.

Найперше і найважливіше - чесно відповісти самому собі: навіщо нам потрібен цей новий програмний продукт? Не приймаються до уваги відповіді такого змісту: «Щоб автоматизувати склад», «Щоб налаштувати казначейство», «Щоб автоматизувати облік автотранспорту». Це розлогі відповіді, в них немає чіткого розуміння того, що ж ініціатор планує зробити. Відповіддю на поставлене запитання має бути: «Хочу, щоб комірник, дивлячись в систему, точно знав, де лежить запитуваний товар, і в якій кількості», «Хочу управляти грошовими потоками з урахуванням всіх планованих надходжень і оплат», «Хочу, щоб головний механік кожен день знав, коли і який автомобіль необхідно відправити на плановий ремонт, а також де зараз знаходиться цей самий автомобіль »тощо.

Якщо час настав - пора «розкрити карти»

Після відповіді на поставлене запитання ініціатор повинен прийняти для себе: щоб впровадження 1С пройшло успішно, щоб все рухалося вчасно і в строк, не можна нічого приховувати від "впроваджувача". Не варто очікувати, що навіть досвідчений "внедренец" сам у вас буде вивідувати необхідну інформацію і сам вирішить за вас, що необхідно зробити і як це реалізувати. Ініціатор на рівних повинен брати участь у впровадженні програмного продукту. Тому що, як би не була широка лінійка програмних продуктів Фірми 1С, яка дійсно дозволяє задовольнити практично будь-який каприз бізнесу, але немає того самого ідеального універсального продукту, який задовольнить ВСЕ потреби ВСІХ користувачів системи ВСІХ видів діяльності. Тобто необхідно розуміти, що в будь-яку конфігурацію спочатку закладена система алгоритмів, яка напрацьована на досвіді багатьох компаній, але навіть вона самостійно не здогадається, наприклад, що у вас бюджетування відбувається не в типові календарні періоди з січня по грудень, а з квітня по вересень і з жовтня по березень.

Приклад інформаційно-управлінської системи на базі 1C ERP, компанія Utair

Спільна робота 2-х проектних команд з впровадження систем 1С.

Отже, визначившись з відповіддю на питання «Навіщо», необхідно визначитися з проектною командою з боку замовника. Найчастіше в її склад входять ключові користувачі майбутньої системи, а саме - керівники тих напрямків або підрозділів, які підлягають автоматизації. Обраним складом проектної команди рекомендується провести «мозковий штурм», на якому постаратися виявити основні існуючі проблеми, які гальмують процес розвитку компанії або її окремих напрямків. Користь від такого заходу, як «мозковий штурм», полягає ще й у тому, що допомагає згуртувати колектив на рішення загальної задачі: поліпшення роботи не тільки окремих ділянок бізнес-процесів, а й компанії в цілому. При цьому не варто лякатися великої кількості проблем, які будуть виявлені в ході обговорення: під кожну проблему немає необхідності запускати окремі проекти. Всі виявлені проблеми так чи інакше об'єднуються причинами їх виникнення. Тому на цьому етапі впровадження рішень 1С, слід визначити саме ключові причини: наприклад, проблема складського обліку ТМЦ полягає в низькій мотивації співробітників складського господарства, а низька вона тому, що одержувачі облікових даних по руху ТМЦ не мають систематизації по застосуванню отриманої інформації, тому вимоги до первинного введення даних різняться від одержувача до одержувача, а різняться вони тому ... Особливістю пошуку ключових причин може привести до замкнутого кола, з якого вибратися самостійно доста точно складно. Тому варто не обмежувати себе і скористатися послугами консультантів компаній, які спеціалізуються на проведенні передпроектних обстежень, включаючи компанії 1С Франчайзі: це дозволить вам отримати «погляд з боку» і виділити найбільш проблемні ділянки в ваших бізнес-процесах і отримати рекомендації по шляху їх вирішення, включаючи технологічні рішення.

Підсумком цього етапу повинна з'явитися таблиця-аналіз вимог до інформаційної системи, в якій будуть згруповані проблеми по ключовим причин і зіставлені з варіантом ІТ-проекту (передбачуваного програмного продукту або його модуля), який дозволить вирішити виявлену проблему.

Якщо кількість проблем вимагає запуску декількох проектів впровадження 1С

Проектів як таких може виявитися трохи, але здійснювати їх впровадження одночасно буде завданням практично нездійсненним. Немає необхідності гнатися за швидкістю, намагаючись запараллелить відразу кілька проектів: на це просто на просто може не вистачити ресурсів не стільки з боку виконавця-впроваджувача, скільки з боку замовника, адже за фактом здійснюється вирішення проблем всієї компанії в цілому і відповідно брати участь у впровадженні будуть практично всі учасники проектної команди, але ж крім впровадження у них повинно ще залишатися час на вирішення поточних справ. Тому варто розподілити пріоритети між проектами і починати впровадження рішень 1С з одного проекту або одного блоку всього проекту.

При визначенні пріоритетів варто звернути увагу на те, що найкраще в першу чергу здійснювати автоматизацію не в тому підрозділі, в якому практично немає проблем і у нього все більш-менш налагоджено, а саме якраз на самому проблемному і складному. Тому що у того ділянки, де все більш-менш налагоджено, то і проблем як таких не існує. Крім того, при розстановці пріоритетів варто звернути увагу і той фактор, хто є куратором цього проекту або блоку проекту: це повинен бути найактивніший і лояльний до змін учасник. Вибір такого учасника є практичним з тієї точки зору, що перспективи успішної реалізації проекту з ним набагато вище і відповідно на тлі такої успішності у інших учасників буде менше приводів для сумнівів. Адже ніщо так не шкодить змінам, як досвід неуспішних проектів.

Як вибрати компанію для впровадження систем 1С, автоматизації бізнес-процесів?

Тепер можна приступати до вибору ІТ-компанії, яка здійснить реалізацію проекту. Щоб не помилитися у виборі, варто розуміти, що ризик несуть обидві сторони: ви як замовник, ризикуєте грошима, а виконавець - ресурсами, часом і в свою чергу теж грошима. Тому і вам, як замовнику, і йому, як виконавцю, важливо упевнитися, що програмний продукт, обраний для реалізації проекту, відповідає вашим вимогам. Для цього попередньо краще вислати список ваших проблем або таблицю-аналіз вимог, щоб на зустрічі або переговорах "внедренец" міг вам розповісти, як ці проблеми вирішувалися.

При виборі програмного продукту потрібно акцентувати свою увагу не на вартості самого продукту і ліцензій до нього (хоча звичайно це теж важливо), а на тому, як будуть вирішені поставлені завдання. Адже можна вибрати недорогий продукт, який відповідає практично на всі типові вимоги, але коли починається реалізація, то виходить, що цей продукт необхідно змінити настільки, що його вартість з доробками стає набагато дорожче того самого продукту, який спочатку вам здавався надто дорогим. І знову ж таки не варто забувати про те, що сильно змінена конфігурація по суті своїй стає унікальним продуктом, підтримка якого ставить замовника в залежність від "впроваджувача" в частині підтримки та розвитку цього продукту, тобто його вартість знову збільшується. Крім того, співробітники "впроваджувача" повинні володіти знаннями методології у відповідних областях, вміти писати регламенти та інструкції доступним для користувачів будь-якого рівня, а також навчати користувачів. Не варто соромитися просити у "впроваджувача" відгуків тих компаній, де вони здійснювали вже впровадження: професіонал завжди дорожить своєю репутацією і не буде перешкоджати в поданні відгуків про себе.

Будь-який проект - це унікальний продукт, двох однакових проектів не існує просто тому, що кожна компанія унікальна в своєму роді. Поділюся з вами секретом: навіть ведення регламентованого обліку (бухгалтерського і податкового), який, як нам усім здається, обмежується рамками законодавства, здійснюється в кожній компанії по-своєму. Реалізація проекту або проектів повинна бути розпланована, не варто шкодувати на це час. Тому "внедренец" обов'язково представить вам план-графік реалізації проекту, в якому будуть розписані всі етапи. Попросіть розповісти вам як виконання цих етапів буде контролюватися і який результат буде отримано по проходженню того чи іншого етапу. Адже мета реалізації проекту не встановити програмний продукт, а вирішити конкретні бізнес-завдання, результатом чого є оптимізація бізнес-процесів підприємства. Зазвичай це все зводиться в документ «План управління проектом», в якому і описані які документи будуть отримані при проходженні етапу і які роботи будуть виконані. Варто розуміти, що компанія-внедренец, яка нехтує плануванням, швидше за все не акцентується на якості виконання робіт.

Ризики при запуску проекту по впровадженню систем 1С і автоматизації процесів

Ще однією важливою домовленістю між виконавцем і замовником є ​​визначення ризиків, «якщо щось« раптом піде не так ». До ситуації «пішло не за планом» потрібно бути готовими, тоді не виникне форс-мажорних обставин, які перешкоджатимуть виконанню проекту. Всі ризики перераховуються в документації по проекту, в якій і та і інша сторона чесно перераховують ті «граблі», на які вони наступали в реалізації інших проектів (не обов'язково пов'язаних з автоматизацією). Крім визначення самих ризиків обов'язково описуються і шляхи вирішення конфліктних ситуацій і зниження ризиків. Такі домовленості дозволяють заздалегідь знизити проблемність проекту і збільшити гарантії реалізації проекту в термін.

Одним з найбільших гальм процесу впровадження проекту є мінливість думки замовника і поява додаткових вимог по ходу виконання проекту. Думка змінюється і додаткові вимоги у замовника з'являються в зв'язку з його бажанням поліпшити проект, так би мовити - «апетит приходить під час їжі», але не варто захоплюватися цими поліпшеннями, тому що буває, що такі поліпшення відволікають від основних завдань і, як наслідок, процес завершення проекту затягується на дуже невизначені терміни. Тому перш, ніж почати здійснювати виконання додаткових вимог, замовнику самому варто для себе відповісти на питання, що для нього важливіше: отримати хороший результат в передбачені терміни або отримати чудовий результат в неозорому майбутньому? Чи буде вирішена бізнес-завдання без цих додаткових вимог? Якщо важливіше хороший результат зараз і бізнес-завдання буде виконуватися і без додаткових поліпшень, то варто рішення цих додаткових доробок винести після виконання проекту і здійснити їх в рамках договору супроводу.

Визначення плану-графіка робіт, закріплення ризиків і шляхів їх попередження - це ще не останнє, що необхідно зробити в процесі реалізації проекту. Особливу увагу варто приділити методології, тим більше, якщо у вас раніше у внутрішній документації не були передбачені регламенти по процесам, які підпадають під автоматизацію бізнес-процесів компанії. Деякі компанії-впроваджувачі надають таку послугу, тому варто вкластися в визначення і опис методології, тому що це згодом окупається сповна: автоматизація бізнес-процесів буде виконана не тільки з точки зору технічного рішення, а й з методологічної, причому методологія відразу буде накладена на механізми програмного продукту 1С.

Що заважає ефективній оптимізації бізнес-процесів на підприємстві?

Ну і наостанок, на які перешкоди варто звернути увагу при запуску проекту: це люди. Так ті самі користувачі, яким надалі необхідно буде виконувати все реалізоване в проекті: заносити дані, виконувати інструкції, слідувати регламентам. Не варто забувати про них, коли автоматизуєте якісь процеси, адже як би там не було, більшість користувачів систем - це консерватори, які звикли все робити так, як є у них зараз, тому що для них ці інструменти зараз є робочими.

Впровадження нових процесів за рахунок автоматизації систем 1С не завжди приносять бажаний результат для них, але завжди приносить кардинально значущі результати для підприємства *.

Чому це відбувається? Тому що найчастіше при реалізації проектів ми виводимо співробітників зі звичного їм середовища, де вони вже навчилися до цього користуватися Excel, в якій обробляють відсутню в програмах інформацію, де вони вже збудували певні домовленості з співробітниками інших відділів, щоб отримати бажане, де вони вже визначили свої зони відповідальності, щоб не робити «зайвого» і не відповідати за «чуже». Тому приступаючи в реалізації проекту необхідно також провести роботу з співробітниками, донести до них, що зміни будуть і вони неминучі, що ці зміни стосуються не погіршення їх добробуту (основним страхом користувачів при реалізації проектів є страх втратити роботу, адже автоматизація - це скорочення ручної праці , а скорочення ручної праці - це скорочення штату співробітників), а поліпшення умов їх роботи в тому числі і добробуту компанії в цілому, що в свою чергу позитивно вплине і на самих співробітників в. Тому на додаток до проектної документації повинен бути виданий наказ по компанії, в якому будуть визначені умови заохочення, включаючи і в першу чергу, грошові, а також покарання за невиконання і порушення. Це вплине як на позитивне прийняття змін, так і на швидкість адаптації до змін.

На прикладі різних компаній можна побачити кардинально різне ставлення і підходи співробітників до впровадження нових програмних продуктів. На одному підприємстві: йде боротьба, опір, звикання, суперечки і підрив авторитету ініціаторів проекту. На іншому підприємстві: висока мотивації і прагнення до змін, віра і прагнення до досконалості системи. В результаті завершення проекту, в першому і другому випадку виникає подяку керівнику за ініціативу і старт проекту. Як зміни увійдуть в Ваш бізнес - вирішувати тільки Вам. Як Ви керуєте співробітниками - вирішувати тільки Вам. Наскільки висока їх мотивація підкорятися Вашим ініціативам - це також Ваша відповідальність. Жодна компанія, яка впроваджує програмні продукти 1С не зможе управляти Вашим персоналом на 100%. Тут тільки Ваше рішення і Ваше адміністрування прийняття змін всередині компанії.

Отже, впровадження програмного продукту 1С - це не просто покупка самої програми, але обов'язкова попередня робота перед запуском впровадження. Від того, як буде проведена ця робота багато в чому залежить і якість виконання проекту, і досягнення намічених цілей і нарешті, як підсумок - поліпшення добробуту компанії в цілому.

* Фінансові результати впроваджень, підтверджені фірмою 1С на основі аналізу 100 впроваджених рішень. Детальніше про економічний ефект від впровадження дивіться тут >> :